فعالیت‌های اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نشان می‌دهد که ارتقای دقت داده‌ها و شفافیت هزینه‌کردها بیش از پیش در دستور کار قرار دارد. تکمیل بانک جامع سهامداران در پنج استان پایلوت، نشانه‌ای از عزم جدی برای سامان‌دهی اطلاعات شرکت‌ها است. هم‌زمان تأکید بر کنترل دقیق زیرساخت‌های ثبتی و هم‌ترازی دادیاران با رؤسای ادارات، نویدبخش بهبود کیفیت خدمات ثبتی در سراسر کشور است.
دقت در ثبت آمار و پیامدهای آن
هرگونه خطا در ورود و نگهداشت پرونده‌ها می‌تواند باعث تصمیم‌گیری‌های نادرست و آسیب به اعتماد عمومی شود. استفاده از ابزارهای داده‌کاوی و فناوری اطلاعات، امکان اعتبارسنجی آنی اسناد را فراهم می‌کند. با این روش، سازمان می‌تواند پیش از صدور هر برگه، به‌سرعت انطباق داده‌ها را بررسی و از بروز ناهماهنگی جلوگیری کند.
شفافیت هزینه‌کرد اعتبارات
واحدهای استانی با تخصیص هزار میلیارد ریال برای بانک سهامداران و منابع تعمیر و تجهیز باید نهایت دقت را در ثبت و گزارش هزینه‌ها داشته باشند. پیشنهاد می‌شود:
- انتشار دوره‌ای گزارش تفصیلی هزینه‌ها در سامانه اختصاصی سازمان
- تعریف سازوکاری برای دریافت بازخورد مردمی و کارشناسی در مورد نحوه مصرف بودجه
جبران ضعف‌های زیرساختی و تضمین تداوم خدمات
در استان سیستان و بلوچستان چندین نوبت قطعی خدمات ثبتی رخ داده که نیازمند بازنگری اساسی در زیرساخت شبکه و برق‌رسانی است. پیگیری مداوم از مراجع ذی‌ربط و ارتقای امکانات سخت‌افزاری شعب، گامی اساسی برای ارائه uninterrupted خدمات به متقاضیان خواهد بود.
هم‌ترازی دادیاران و ارتقای بهره‌وری
اخذ مجوز هم‌ترازی دادیاران با رؤسای ادارات، گامی مؤثر در انگیزش کارکنان و بهبود سرعت رسیدگی به پرونده‌هاست. نتایج اولیه نشان می‌دهد چهار استان یزد، همدان، لرستان و خراسان رضوی با رشد بیش از ۸۰ درصدی بهره‌وری موفق بوده‌اند. تعمیم این تجربه به تمام استان‌ها می‌تواند کل ساختار ثبت را کارآمدتر سازد.
تعهد به ثبت دقیق داده‌ها، هزینه‌کرد شفاف و توسعه زیرساخت‌های فنی، نقطه شروع تحول راهبردی در سازمان ثبت است. با پیگیری مستمر این رویکردها، می‌توان امید داشت که اعتماد عمومی به فرآیندهای ثبتی و قضایی بیش از پیش تحکیم یابد.
